為進一步加強機構編制檔案管理工作，合肥市瑤海區(qū)委編辦通過實行分類管理、數(shù)字管理和專人管理，全面提升檔案管理水平，打造多種數(shù)據(jù)共享、互相補充的工作機制，為機構編制管理工作打好數(shù)據(jù)基礎。
一是檔案整理專業(yè)化。認真學習檔案管理相關專業(yè)知識，厘清機構編制檔案管理思路，提高檔案整理專業(yè)素養(yǎng)。同時進一步梳理全區(qū)各家單位機構編制檔案，以行政單位及事業(yè)單位兩大類進行區(qū)分，確保“一家一檔”、排列有序。理清各單位歷史沿革，及時更新檔案中涉及的文件及數(shù)據(jù)。
二是檔案整理數(shù)字化。在保持原始紙質檔案不變的前提下，將紙質檔案轉換成電子數(shù)據(jù)，同步打造“電子標簽”，讓檔案有了專屬的“身份證號”，生成檔案檢索電子目錄，打造機構編制信息“大數(shù)據(jù)庫”，實現(xiàn)便捷查詢有入口、追本溯源有依據(jù)、動態(tài)管理有抓手。同時按照“即辦即錄”原則進行動態(tài)調整，做到文件歸檔后及時錄入更新，始終保持電子檔案數(shù)據(jù)最新、信息最全。
三是檔案整理責任化。定期統(tǒng)計各科室有關機構編制的文件，按規(guī)范要求及時歸檔，實現(xiàn)“卷宗清晰有序、目錄分類明確、檔案真實有效”。由專人管理檔案，負責日常檔案查閱、統(tǒng)計、摘抄、復印等工作，并按規(guī)定做好涉密檔案管理工作。落實檔案工作人員崗位責任制，定期檢查維護檔案存放相關硬件設施，確保檔案存放安全可靠。
